Σύστημα Αδειών και Παρουσίας Προσωπικού ΑΠΘ
Οδηγός χρήσης για προϊστάμενους

Το νέο ηλεκτρονικό Σύστημα Αδειών και Παρουσίας Προσωπικού του ΑΠΘ απλοποιεί τις διαδικασίες κατάθεσης και έγκρισης αιτημάτων αδείας. Επιπλέον της διαχείρισης των δικών μας αδειών, ως προϊστάμενοι μπορούμε να:

  • Εγκρίνουμε αιτήματα αδείας των υφισταμένων μας
  • Αναζητήσουμε άδειες των υφισταμένων μας
  • Χρεώσουμε ημέρες απουσίας σε υφισταμένους μας

Έγκριση άδειας υφισταμένου

Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την επιλογή αυτή για να εγκρίνουμε αιτήματα αδείας (για Κανονική, Σχολική και Αιμοδοτική Άδεια) που έχει ήδη καταχωρήσει ο εργαζόμενος. Φροντίζουμε να ελέγχουμε ότι οι μέρες απουσίας δεν παρακωλύουν την λειτουργία της υπηρεσίας και ότι ο εργαζόμενος δικαιούται την συγκεκριμένη άδεια στη συγκεκριμένη χρονική περίοδο.

  1. Αρχικά πηγαίνουμε στο μενού Άδεια -> Λίστα αδειών
  2. Στην κάτω περιοχή βλέπουμε τις άδειες που αναμένουν την έγκρισή μας
  3. Κάνουμε κλικ στο κουτάκι που γράφει Επιλογή ενέργειας και επιλέγουμε την ενέργεια που επιθυμούμε:
    • Έγκριση αν συμφωνούμε με την ημερομηνία λήψης και τον τύπο της αδείας
    • Απόρριψη αν δεν συμφωνούμε με την ημερομηνία λήψης και τον τύπο της αδείας
    • Ακύρωση αν θέλουμε να ακυρώσουμε άδεια που είχε αιτηθεί ο εργαζόμενος, αλλά τελικά δεν χρησιμοποίησε και προσήλθε στην εργασία του (η ακύρωση καταγράφεται στο σύστημα)
  4. Τέλος κάνουμε κλικ στο κουμπί Αποθήκευση

Αναζήτηση αδειών υφισταμένου

  1. Αρχικά πηγαίνουμε στο μενού Άδεια -> Λίστα αδειών
  2. Επιλέγουμε το χρονικό διάστημα (από / έως) για το οποίο ενδιαφερόμαστε
  3. Επιλέγουμε τις καταστάσεις των αδειών που μας ενδιαφέρουν (Όλες, Ακυρωμένη κτλ.)
  4. Στο πεδίο Υπάλληλος γράφουμε το ονοματεπώνυμο του υπαλλήλου αν θέλουμε να αναζητήσουμε έναν συγκεκριμένο υφιστάμενο, αλλιώς το αφήνουμε κενό για να δούμε το σύνολο των υφισταμένων. Δίνεται η δυνατότητα πληκτρολόγησης μέρος του επωνύμου.
  5. Κάνουμε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση και βλέπουμε στο κατω μερος της σελίδας τα αποτελέσματα της αναζήτησής μας.

Χρέωση άδειας σε υφιστάμενο

Μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε την επιλογή αυτή για να χρεώσουμε ημέρες απουσίας σε υφιστάμενό μας, όταν απουσιάζει από την εργασία του, αλλά έχει επικοινωνήσει μαζί μας και ζητάει άδεια οποιουδήποτε τύπου. Δεν απαιτείται αυτή η ενέργεια για άδειες που ο εργαζόμενος έχει πιστωμένο υπόλοιπο (Κανονική, Σχολική) και τις αιτείται μέσω του συστήματος.

  1. Αρχικά πηγαίνουμε στο μενού Άδεια -> Χρέωση άδειας
  2. Στο πεδίο Όνομα υπαλλήλου γράφουμε το ονοματεπώνυμο του υπαλλήλου που είναι υφιστάμενός μας (δίνεται η δυνατότητα πληκτρολόγησης μόνο μέρος του επωνύμου)
  3. Επιλέγουμε τύπο αδείας/απουσίας που επιθυμούμε να χρεώσουμε
  4. Επιλέγουμε το χρονικό εύρος της άδειας (Από ημ/νια, Ημ/νια Έως). Εάν η χρέωση αφορά μία ημέρα απαιτείται η καταχώρησης των ωρών απουσίας, και τοποθετούμε 8 ώρες.
  5. Συμπληρώνουμε τυχόν σχόλια για την καταχώρησή μας
  6. Τέλος κάνουμε κλικ στο κουμπί Χρέωση

Οι τύποι των αδειών/απουσίας που είναι διαθέσιμοι για χρέωση από τον Προϊστάμενο, μπορούν να διαχωριστούν ανάλογα με τον Τύπο τους σε:

  • Άδειες/Απουσίες που καταχωρούνται ηλεκτρονικά, χωρίς έντυπο
    • Κανονική
    • Σχολική
    • Αιμοδοτική (αφού κατατεθεί βεβαίωση Αιμοδοσίας και πιστωθούν ημέρες από τη Δ/νση Προσωπικού)
    • Απεργία
  • Άλλες ειδικές άδειες που εκ των υστέρων θα απαιτήσουν από τον εργαζόμενο κατάθεση εγγράφων δικαιολογητικών στο Πρωτόκολλο
    • Αναρρωτική
    • Άδεια Μητρότητας Κύησης
    • Άδεια Μητρότητας Τοκετού
    • Ανατροφής (9μηνο)
    • Ειδική Γονική Άδεια
    • Άνευ Αποδοχών
    • Γάμου
    • Κηδείας
    • Δικαστική
    • Εκλογών
    • Άδεια Εξετάσεων
    • Άδεια Υπηρεσιακής Εκπαίδευσης
    • Άδεια για Επιμορφωτικούς ή Επιστημονικούς λόγους
    • Υπηρεσιακούς λόγους
    • Συνδικαλιστική
    • Εκ μεταφοράς
    • Ειδική Άδεια
    • Άδεια Πιστοποιημένης Επιμόρφωσης

Σημειώνεται ότι για τη χρέωση αδειών/απουσιών που δεν απαιτούν κατάθεση δικαιολογητικών στο Πρωτόκολλο (Σχολική) ο Προϊστάμενος πρέπει να ελέγχει ότι ο υφιστάμενος αφενός δικαιούται να κάνει χρήση του συγκεκριμένου Τύπου Αδείας και αφετέρου ότι δεν υπάρχει κάποιος άλλος ημερολογιακός περιορισμός πχ η Αναρρωτική που εγκρίνει ο προϊστάμενος πρέπει να είναι μονοήμερη, οι Σχολικές Άδειες πρέπει να είναι σε περιόδους που λειτουργούν τα σχολεία κλπ. Επίσης ο Προϊστάμενος χρεώνει τις απουσίες λόγω Απεργίας με δική του ευθύνη.

Δείτε όλες τις άδειες στον αναλυτικό πίνακα.


Καταχώρηση Προσωπικής Παρουσίας

Η καταχώρηση Παρουσίας περιγράφεται αναλυτικά στο εγχειρίδιο του Υπαλλήλου


Διαχείριση Παρουσιών Υφισταμένου

Αρχικά πηγαίνουμε στην καρτέλα Παρουσία και επιλέγουμε από το μενού Παρουσία -> Εγγραφές Υπαλλήλου

Στο παράθυρο Προβολή Αναφοράς Παρουσίας που ανοίγει μπορούμε να να τοποθετήσουμε:

  • το Όνομα του Υπαλλήλου για τον οποίο επιθυμούμε να κάνουμε καταχώρηση παρουσίας
  • την ημέρομηνία για την οποία θέλουμε να κάνουμε την καταχώρηση
  • και τέλος επιλέγουμε το κουμπί Προβολή

Σημείωση: Εάν δεν τοποθετήσουμε όνομα υπαλλήλου εμφανίζεται αναλυτική λίστα με τις παρουσίες όλων των υφισταμένων γι ατη συγκεκριμένη ημέρα.

Αμέσως μετά υπάρχει η επιλογή Προσθήκης Παρουσίας για τον συγκεκριμένο υπάλληλο, με το πλήκτρο Προσθήκη Εγγραφών Παρουσίας.

Για την Καταχώρηση Παρουσίας Υφισταμένου ο προϊστάμενος επιλέγει το κουμπί Είσοδος καταχωρώντας την παρουσία στον υπάλληλο.

Για τη Διαγραφή Παρουσίας που έχει καταχωρηθεί, ο προϊστάμενος επιλέγει το κουμπί Διαγραφή.


Αναφορά Παρουσιών ανά Υπάλληλο

Για κάθε υπάλληλο υπάρχει η δυνατότητα καταμέτρησης των ημερών παρουσίας για τη χρονική περίοδο που θα επιλεγεί.

Από την καρτέλα Παρουσία και επιλέγουμε από το μενού Αναφορές -> Σύνοψη Παρουσίας

  • στο πεδίο Υπάλληλος τοποθετούμε το όνομα του υπαλλήλου
  • μπορούμε να καθορίσουμε το απαιτούμενο χρονικό πλαίσιο της αναφοράς Από ... Έως...
  • επιλέγουμε το κουμπί Προβολή για την επισκόπηση του αποτελέσματος