Σύστημα Αδειών και Παρουσίας Προσωπικού ΑΠΘ
Οδηγός χρήσης για εργαζόμενους

Το νέο ηλεκτρονικό Σύστημα Αδειών και Παρουσίας Προσωπικού του ΑΠΘ απλοποιεί τις διαδικασίες κατάθεσης και έγκρισης αιτημάτων αδείας. Ως εργαζόμενοι μπορούμε να

  • Αιτηθούμε προβλεπόμενες άδειες ηλεκτρονικά, χωρίς έντυπο αίτημα στο Πρωτόκολλο
  • Επιβεβαιώσουμε την έγκρισή τους από τον Προϊστάμενό μας
  • Ενημερωθούμε για την πίστωση ειδικών αδειών που προηγουμένως έχουμε αιτηθεί στο Πρωτόκολλο
  • Παρακολουθήσουμε το υπόλοιπο των αδειών μας στη διάρκεια του έτους
  • Επιβεβαιώσουμε τα στοιχεία μας, όπως τα καταχωρεί η Διεύθυνση Προσωπικού

Πίστωση Αδειών και Είδη Αδειών

Στην εκκίνηση του ημερολογιακού έτους, η Διεύθυνση Προσωπικού πιστώνει συγκεκριμένο αριθμό αδειών σε κάθε εργαζόμενο , ανά Τύπο Αδείας, σύμφωνα με τα παρακάτω:

  • Κανονική 20-25 μέρες, ανάλογα με τα χρόνια προϋπηρεσίας
  • Σχολική 4-6 μέρες, ανάλογα της ηλικίας και του αριθμού παιδιών

Αν θεωρούμε ότι οι πιστωμένες ημέρες αδείας μας για τους παραπάνω Τύπους Αδειών δεν είναι σωστές, επικοινωνούμε με τη Διεύθυνση Προσωπικού. Η κατάθεση ηλεκτρονικού αιτήματος μέσω του συστήματος για τις παραπάνω άδειες αρκεί για την έγκρισή τους, από τον προϊστάμενο.

Τέλος ο προϊστάμενος είναι σε θέση να χρεώσει και την Απεργία στους εργαζόμενους που απεργούν.

Επιπλέον των παραπάνω προβλεπόμενων αδειών, υπάρχουν οι άδειες που απαιτούν κατάθεση αιτήματος και δικαιολογητικών στο Πρωτόκολλο από τον εργαζόμενο προς τη Διεύθυνση Προσωπικού:

  • Αναρρωτική
  • Αιμοδοτική
  • Άδεια Μητρότητας Κύησης
  • Άδεια Μητρότητας Τοκετού
  • Ανατροφής (9μηνο)
  • Ειδική Γονική Άδεια
  • Άνευ Αποδοχών
  • Γάμου
  • Κηδείας
  • Δικαστική
  • Εκλογών
  • Άδεια Εξετάσεων
  • Άδεια Υπηρεσιακής Εκπαίδευσης
  • Άδεια για Επιμορφωτικούς ή Επιστημονικούς λόγους
  • Ειδική Άδεια
  • Υπηρεσιακούς λόγους
  • Συνδικαλιστική
  • Εκ μεταφοράς
  • Άδεια Πιστοποιημένης Επιμόρφωσης

Η αίτηση για τους παραπάνω τύπους αδειών γίνεται έντυπα, με κατάθεση δικαιολογητικών στο Πρωτόκολλο. Ακολουθεί η καταχώρησή της από τη Δ.Προσωπικού και σε κάποιες περιπτώσεις γίνεται πίστωση αδείας για να υπάρχει η δυνατότητα να την αιτηθούμε ηλεκτρονικά αργότερα (πχ. Αιμοδοτική).

Αίτηση για άδεια

Στο μενού των διαθέσιμων αδειών προς αίτηση εμφανίζονται μόνο οι Τύποι Αδειών για τις οποίες έχουμε Πίστωση Αδειών από τη Διεύθυνση Προσωπικού και παράλληλα έχουμε και διαθέσιμο Υπόλοιπο.

  1. Αρχικά πηγαίνουμε στο μενού Άδεια -> Αίτηση
  2. Επιλέγουμε τον τύπο αδείας από τη λίστα. Μόλις εμφανιστεί το διαθέσιμο Υπόλοιπο υπάρχει η δυνατότητα Προβολής Λεπτομερειών, για το Υπόλοιπο (Πιστωμένες Άδειες, Άδειες σε Αναμονή Έγκρισης, Άδειες Χρησιμοποιημένες, Υπόλοιπα Αδειών) .
  3. Ρυθμίζουμε το χρονικό εύρος της άδειας (ημερομηνία από / έως)
  4. Κάνουμε κλικ στο κουμπί Αίτηση.
  5. Αν δούμε μήνυμα αποτυχίας τότε ελέγχουμε ότι
    • έχουμε συμπληρώσει όλα τα υποχρεωτικά πεδία
    • έχουμε επιλέξει το σωστό χρονικό διάστημα (από-έως) για την άδειά μας και
    • η άδεια αυτή δεν επικαλύπτεται με άλλη άδειά μας.

Σημείωση: Σε περίπτωση που η αίτηση αφορά μία ημέρα εμφανίζεται και η δυνατότητα καταχώρησης των ωρών απουσίας μας, όπου τοποθετούμε το πολύ 8 ώρες.

Στο μενού Άδεια->Αναφορές->Υπόλοιπα Αδείας μου και Αναφορά Χρήσης εμφανίζεται η αναλυτική εικόνα των Αδειών.


Αναζήτηση/επεξεργασία των αδειών μου

  1. Αρχικά πηγαίνουμε στο μενού Άδεια -> Η άδειά μου
  2. Επιλέγουμε το χρονικό διάστημα (από, εως) για το οποίο θέλουμε να δούμε τις άδειές μας
  3. Επιλέγουμε την κατάσταση των αδειών που θέλουμε να αναζητήσουμε (π.χ. Όλες, Ακυρωμένη, Αναμένεται έγκριση κτλ.)
  4. Κανουμε κλικ στο κουμπί Αναζήτηση

Θα ακολουθήσει μια λίστα των αδειών μας, που αναφέρει την ημερομηνία λήψης, τον τύπο και την κατάστασή της:

    • Απορρίφθηκε από τον Προϊστάμενο ή τη Διεύθυνση Προσωπικού
    • Ακυρώθηκε από τον ίδιο τον εργαζόμενο, πριν την λήψη της
    • Αναμένεται έγκριση από τον Προϊστάμενο
    • Προγραμματισμένη για μελλοντική ημερομηνία, ένώ έχει ήδη εγκριθεί από τον Προϊστάμενο
    • Χρησιμοποιημένη για εγκεκριμένη άδεια σε ημερομηνία που έχει παρέλθει
    • Εκκρεμούν Δικαιολογητικά που πρέπει να κατατεθούν στο Πρωτόκολλο, για την επιβεβαίωση του δικαιώματος αδείας

Για κάθε άδεια στη λίστα αυτή, υπάρχει στα δεξιά κουτί με τίτλο Επιλογή ενέργειας. Η επιλογή αυτή μας δίνει τη δυνατότητα να ακυρώσουμε ένα προηγούμενο αιτημά μας, σε περίπτωση που δεν έχει εγκριθεί και εφόσον δεν έχει περάσει η ημερομηνία του αιτήματος. Αν η ημερομηνία της άδειας έχει παρέλθει και εμείς δεν την χρησιμοποιήσαμε, μπορούμε να ζητήσουμε να την ακυρώσει ο προϊστάμενός μας. Η ακύρωση της άδειας από τον προϊστάμενο καταγράφεται στο σύστημα.


Εμφάνιση προσωπικών στοιχείων

  • Αρχικά πηγαίνουμε στο μενού Τα στοιχεία μου
  • Εμφανίζονται τα καταχωρημένα στοιχεία μας:
    • Κωδικός Υπαλλήλου δηλαδή ο αριθμός Μητρώου της Διεύθυνσης Προσωπικού
    • ΑΠΜ δηλαδή ο Αριθμός Πανεπιστημιακού Μητρώου της Παεπιστημιακής Υπηρεσίας Καταλόγου (ΠΥΚΑ)
    • Τα υπόλοιπα στοιχεία δεν εμφανίζονται ενημερωμένα, παρόλο που είναι διαθέσιμα στη Διεύθυνση Προσωπικού. Δεν υπάρχει λόγος να καταχωρίσετε στοιχεία σας εδώ. Για οποιαδήποτε διόρθωση, επικοινωνήστε με τη Διεύθυνση Προσωπικού.
  • Από το μενού αριστερά, με την επιλογή Προϊστάμενοι/Υφιστάμενοι μπορούμε να δούμε τον Προϊστάμενό μας, που θα είναι υπεύθυνος για την έγκριση των αδειών μας.

Καταχώρηση Παρουσίας

  1. Στην καρτέλα Παρουσία επιλέγουμε από το μενού Παρουσία -> Καταχώρηση
  2. Στο παράθυρο που ανοίγει επιλέγουμε το κουμπί Είσοδος.

Σημείωση: Αναγράφεται αυτόματα η τρέχουσα ημερομηνία και η τρέχουσα ώρα. Εάν το επιθυμεί ο υπάλληλος μπορεί να καταχωρήσει κάποια σημείωση (δεν είναι υποχρεωτικό πεδίο η Σημείωση)

Αμέσως μετά εμφανίζεται μήνυμα που επαληθεύει την καταχώρηση της παρουσίας


Επισκόπηση Παρουσιών

Στην καρτέλα Παρουσία επιλέγουμε από το μενού Παρουσία -> Οι εγγραφές μου. Στο παράθυρο που θα ανοίξει επιλέγουμε την ημερομηνία για την οποία θέλουμε να δούμε την παρουσία μας.